Report Agevolazioni finanziarie utilizzate
R&S - Progetto Safe - 2018-2021
R&S - Progetto Safe PA - 2018-2020
Il progetto Safe PA va inquadrato come Spin-off del Progetto “SAFE” (Strumenti avanzati a supporto dei processi di dematerializzazione nei sistemi di fatturazione), si veda paragrafo precedente, già selezionato, per le proprie caratteristiche innovative, all’interno del POR Calabria 2014 – 2020 ed in particolare dell’asse I – Promozione Della Ricerca e dell’innovazione – Obiettivo specifico 1.2 “Rafforzamento del sistema innovativo regionale e nazionale” ed Azione 1.2.2 “Supporto alla realizzazione di progetti complessi di attività di ricerca e sviluppo su poche aree tematiche di rilievo e all’applicazione di soluzioni tecnologiche funzionali alla realizzazione delle strategie di S3”. Il progetto è stato formalmente collaudato, con esito positivo, in data 23 aprile 2021 in sessione remota.
Safe PA estende l’applicazione di Safe, ovvero - la creazione di un “ecosistema digitale” in grado di ricevere, processare, elaborare, inviare, conservare e gestire documenti e fatture elettroniche lungo tutto il loro ciclo vita, in maniera del tutto indipendente dal formato, dal proprietario, dal destinatario e dalla finalità del documento – alla Pubblica Amministrazione individuando un Ambito di applicazione specifico:
Decodifica, Rendicontazione e Ottimizzazione delle fatture elettroniche in funzione del risparmio energetico a supporto delle attività tipiche dell’Energy Manager.
-
L’ambito applicativo esaminato è quello dei Comuni Italiani;
- Il provvedimento, anche se ampiamente preannunciato, coglie impreparate gran parte delle amministrazioni comunali che devono organizzarsi per affrontare le seguenti problematiche:
- Inquadramento normativo attraverso la formazione di una Delibera Quadro che ne normi l’utilizzo all’interno dell’Ente, si veda allegato D1, relativo avvio a regime dei sistemi gestionali;
- Acquisizione telematica, via Pec, delle fatture elettroniche, provenienti dallo SDI (sistema d’interscambio, si veda slide allegata D2) all’interno del proprio sistema di flusso documentale e/o sistema di protocollazione;
- Smistamento digitale e automatico delle fatture ricevute, al relativo Dipartimento/Settore/Ufficio di appartenenza, utilizzando il codice univoco Ufficio contenuto nella fattura proveniente dallo SDI
- Gestione della fase di Accettazione e/o Rifiuto telematico entro i 15 gg dalla data di ricezione, onde evitare la decorrenza dei termini che considera accettata la fattura ance se errata;
- Implementazione di una procedura di attestazione telematica che riscontri l’effettivo svolgimento dei lavori e/o forniture rappresentate in fattura;
- Implementazione di una procedura di vidimazione telematica che riscontri in fattura la presenza delle informazioni obbligatorie contenute nella Delibera Quadro, vale a dire:
- Presenza degli estremi dell’affidamento (Atto Dirigenziale)
- Presenza del codice Cup (Codice unico di progetto)
- Presenza del codice CIG (Codice identificativo gara)
- La mancanza di uno di questi 3 requisiti deve generare un rifiuto automatico della fattura prima che scadano i 15 gg della notifica automatica della decorrenza dei termini, inviata dallo SDI;
- DECODIFICA DIGITALE DELLE INFORMAZIONI CONTENUTE NELLA FATTURA, si veda allegato D3, nello specifico, l’ambito applicativo esaminato riguarda:
- tutte le fatture elettroniche emesse dai “Provider” fornitori di energia Elettrica, Idrica e Gas all’interno dei Comuni, questa tipologia di fattura, considerato l’elevato quantitativo mensile in arrivo, crea all’Ente un evidente problema di rendicontazione nei tempi previsti dal procedimento, 15 gg
- nella prima fase si occupa di decodificare automaticamente tale tipologia di fattura all’interno dei sistemi di flussi documentali gestiti dall’Ente:
- Tipologia della fornitura
- Periodo di fatturazione
- nella seconda fase si occupa di associare ciascuna fattura alla struttura comunale di appartenenza utilizzando specifici campi contenuti nel “metadata” associato a ciascuna fattura elettronica
- Inquadramento della struttura di riferimento
- Scansione e mappatura digitale delle linee fatture presenti
- Individuazione dei codici POD/PDR che consentono l’individuazione univoca della struttura di appartenenza a cui la fornitura si riferisce
- nella terza fase si occupa di estrarre tutte le informazioni e i parametri tecnici legati al consumo energetico della struttura considerata
- Rispondenza dei dati fatturati a quanto stabilito nel contratto quadro sottoscritto
- nella fase finale si occupa di generare un report, opportunamente strutturato, contenente tutte le informazioni di consumo, costi da sottoporre alle attività tipiche dell’Energy Manager quali per esempio la validazione della fattura e la conferma al pagamento della stessa
- Validazione e/o rifiuto della fattura nei termini consentiti
- Generazione di un report di validazione propedeutico alla fase di pagamento della fattura esaminata
- È stato accertato che spesso gli Enti pagano bollette per strutture non più attive, oppure date in gestione a terzi oppure con tariffe incongruenti con i contratti sottoscritti
- Nell’articolazione delle fasi esplicitate si sottolinea la velocità con cui queste operazioni devono effettuarsi, onde evitare la decorrenza dei termini, 15 gg dalla data Pec di ricevimento, trascorsi i quali la fattura s’intende accettata.
Le 7 fasi descritte inquadrano, a grandi linee, il ciclo della fattura elettronica all’interno di un Comune, le prime 6 fasi, nel corso del tempo, rispetto all’anno di introduzione della fattura elettronica, in qualche modo sono state risolte ed esistono diverse applicazioni software che gestiscono in modo +/- valido le fasi descritte, tra le applicazioni disponibili sul mercato è presente anche una soluzione prodotta da noi e inglobata nel ns. sistema informativo Aquarius PA, tali applicazioni sono facilmente rinvenibili sulla piattaforma digitale MePA, gestita dal MEF e relativa agli acquisti telematici della PA, si veda allegato D4.
La fase 7, nello specifico, riguarda l’ambito di applicazione del progetto Safe PA, e intende risolvere tutte le problematiche esplicitate nel punto 7, capitalizzando l’esperienza maturata con il progetto Safe, intervenendo in uno specifico ambito, che allo stato attuale, risulta tutto da esplorare e sviluppare digitalmente, sia in termini di innovazione tecnologica e di processo, ai sensi, peraltro, dell’articolo 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005). Inoltre ci teniamo ad evidenziare che la tematica affrontata, vedi risparmio energetico e ottimizzazione dei consumi, riverbera ricadute positive sull’Ambiente in senso lato.
Pertanto, l’attività di R&S si è resa necessaria per risolvere le esigenze descritte nel punto 7, sia tecnologiche che amministrative, che si sono riverberate anche sui punti precedenti, al fine di armonizzare tutte le funzionalità descritte, mediante una RI mappatura dei procedimenti esplicitati.